Elektronische uitwisseling van kindinformatie

Dit artikel is verschenen in Perspectief, Informatie- en opinieblad voor de jeugdzorg, kinderbescherming en pleegzorg, nummer 4, juni 2009.

Geen samenwerking zonder informatie-uitwisseling. Dat adagium lijkt veel van de huidige initiatieven voor informatisering in de jeugdsector te drijven. Maar welke doelen streven wij na met die samenwerking? Ton Monasso bespreekt vier redenen om over te gaan tot elektronische gegevensuitwisseling over jongeren, alsmede de belangrijkste kenmerken van systemen die deze doelen ondersteunen.

Door Ton Monasso

Samenwerking en uitwisseling

Bij het denken over typen informatie-uitwisseling – en daarmee samenwerking – tussen professionals en instellingen die te maken hebben met jongeren kunnen twee kerndimensies worden onderscheiden (zie de figuur). Op de verticale as kan onderscheid worden gemaakt tussen het domein waarbinnen de uitwisseling overwegend plaatsvindt. Is die preventief of meer curatief? De horizontale as gaat over de reikwijdte van het systeem in termen van de instellingen die worden aangesloten. In een smalle variant is het aantal instellingen beperkt, en zal sprake zijn van relatieve homogeniteit. In een brede variant zijn veel meer instellingen betrokken, die vaak ook uit verschillende sectoren afkomstig zijn en ‘minder met elkaar hebben’.

Kwadranten informatie-uitwisseling

Naar: Esther van Bostelen, Capgemini Consulting.

Door de assen te kruisen ontstaan vier kwadranten, die de eigenlijke doelstellingen van samenwerking door gegevensuitwisseling aangeven. Er is uiteraard ook samenwerking mogelijk zonder geautomatiseerde informatie-uitwisseling, maar dat valt buiten de scope van dit artikel.

Na te streven doelen

Het eerste doel is onderlinge doorverwijzing. Dat laat jongeren snel op de juiste plek terecht komen. In het geval van interdisciplinaire samenwerking is een jongere al in de (jeugd)zorg, maar wordt de onderlinge afstemming tussen de hulpverleners ondersteund.

Wanneer vroegsignalering het doel is, wordt gebruik gemaakt van het principe dat vele ogen meer zien. De doelgroep bestaat uit professionals die zich, meestal wel onderbouwd, zorgen maken over een kind, maar hun inschatting willen toetsen en alleen niet in staat zijn om een goede inschatting te maken van de situatie.

Ten slotte kan uitwisseling ondersteunen in een multisysteemaanpak. Dan is een groot aantal organisaties betrokken, niet alleen uit de reguliere jeugdzorg, maar ook uit aanpalende sectoren als het onderwijs, werk en inkomen en de justitieketen.

Samenwerking en schaalgrootte

De reden om samenwerking met informatietechnologie te ondersteunen, ligt grotendeels in de schaal van de processen. De uitwisseling betreft vaak grote aantallen jongeren, en is daarmee goed te automatiseren. Ook is het mogelijk om op die manier te standaardiseren, de naleving van protocollen af te dwingen en het gebruik transparant te maken. Niet in het minst komt de informatie-uitwisseling ook voort uit het feit dat veel organisaties hun eigen systemen grotendeels geautomatiseerd hebben, en er daarmee mogelijkheden ontstaan voor het efficiënt koppelen van systemen tussen organisaties.

Onderlinge doorverwijzing

Bij onderlinge doorverwijzing kan er inhoudelijk informatie worden uitgewisseld, zodat degene naar wie wordt verwezen gebruik kan maken van de eerste indrukken en de feitelijke informatie van de verwijzer. Er zijn in de jeugdwereld nog geen grootschalige systemen om dit te ondersteunen. Tweedelijnsaanbieders kunnen wel eigen portals (websites voor een specifieke doelgroep) inrichten om dit te faciliteren. Vooral in de reguliere gezondheidszorg wordt gewerkt met portals. Met name ziekenhuizen openen op die manier een extra communicatiekanaal met huisartsen en andere ketenpartners.

Een tweede mogelijkheid is het inrichten van digitale overdrachtsdossiers. Zo is het mogelijk dat op termijn het Elektronisch Kinddossier en het Elektronisch Patiëntendossier (beperkt) aan elkaar gekoppeld worden, waarbij kerngegevens uit het kinddossier door gebruikers van het patiëntendossier kunnen worden ingelezen. Ook binnen het onderwijs (Elektronisch Leerdossier) wordt gewerkt aan digitale overdrachtdossiers, die inhoudelijke elektronische communicatie in één richting mogelijk maken.

Kansen en bedreigingen

Het nadeel van systemen die onderlinge doorverwijzing ondersteunen is, dat zij vaak zijn gericht op bilaterale relaties tussen organisaties (huisarts-ziekenhuis) of domeinen (politie-jeugdzorg), en daardoor veel verschillende systemen naast elkaar bestaan. Een uniform systeem is veel lastiger te creëren, omdat verwijzingen verschillen in proces en benodigde informatie. Er liggen echter nog wel kansen voor het ontwikkelen van verwijssystemen, met name op vlakken waar het aantal doorverwijzingen erg groot is. Systemen kunnen dan zorgen voor een efficiënte afhandeling met zo min mogelijk fouten.

Interdisciplinaire samenwerking

Ook bij interdisciplinaire samenwerking ligt het uitwisselen van inhoudelijke informatie voor de hand. Er zal vaker dan bij een verwijzing in twee richtingen moeten worden gecommuniceerd, wat de behoefte creëert aan een gezamenlijk dossier. Dit dossier is in de regel geen optelsom van alle monodisciplinaire dossiers, maar focust op de informatie die voor een goede samenwerking van belang is.

Voor de ondersteuning van het JCJ (Justitieel Casusoverleg Jeugd) tussen het Openbaar Ministerie, de politie en de Raad voor de Kinderbescherming wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van een virtueel dossier, dat bestaat uit delen van de dossiers van de drie ‘toeleveranciers’, aangevuld met specifieke gegevens om het casusoverleg zelf te ondersteunen.

Het is wel zo dat er geautomatiseerde koppelingen zijn tussen dit gedeelde dossier en bijvoorbeeld het EKD van de jeugdgezondheidszorg of het EPD van de reguliere gezondheidszorg. In een later artikel zullen we ingaan op deze mogelijke toekomstige systemen.

Brede keten

De focus van de huidige ontwikkelingen ligt bij samenwerking in de ‘brede varianten’ – de rechterkant van het plaatje. De brede systemen ondersteunen vooral doeleinden als ‘één gezin, één plan’ en het voorkomen ‘dat jongeren tussen wal en schip raken’. Er is vrijwel altijd sprake van zogenaamde verwijsindexen. Daarbij wordt juist heel weinig inhoudelijke informatie uitgewisseld via het informatiesysteem. De reden daarvoor is dat het heel lastig is om inhoudelijke informatie uit verschillende professionele domeinen met elkaar te delen, als iedereen een andere ‘taal’ spreekt en andere verwachtingen heeft. Het artikel in het volgende nummer van Perspectief zal de valkuilen van diepgaande informatie-uitwisseling langs elektronische weg nader uitwerken.

DAT Informatie

Wat wel goed mogelijk is, is het uitwisselen van zogenaamde DAT-informatie. We hebben eerder gezien, dat de verwijsindexen het mogelijk maken om hulpverleners die zich met hetzelfde kind bezighouden, of die zich zorgen maken over dezelfde jongere, met elkaar in contact te brengen. Als twee of meer betrokkenen bij één kind in het systeem staan, treedt een ‘match’ op en volgt er een simpele of uitgebreidere actie. De informatie die wordt uitgewisseld is vaak niet meer dan een aantal contactgegevens van de hulpverlener en identificerende informatie over de jongere: de zogenaamde DAT informatie. Door deze gegevens uit te wisselen weten melders wel dat er iets aan de hand is met een jongere, en dat er anderen in de ‘hulpverleningsketen’ betrokken zijn, maar nog niets over wat er aan de hand is.

Verwijsindex

De figuur laat zien dat een verwijsindex kan worden ingezet voor twee verschillende doelen: vroegsignalering en multisysteemaanpak. De matchingsopzet kan voor beide goed werken, maar het is wel essentieel om te beseffen dat beide doelstellingen verschillende eisen stellen aan de inrichting van het systeem. Die conflicteren echter nauwelijks, waardoor het goed mogelijk is om binnen een informatiesysteem beide doelstellingen te bedienen.

Voorkomen en genezen

De verschillen komen voort uit het onderscheid tussen het preventieve en curatieve domein. Er zullen verschillende instellingen aangesloten moeten worden. Ook zijn de meldcriteria vaak anders. In het preventieve domein zullen vaker risico’s worden gemeld, die in de regel berusten op onderbouwde, maar subjectieve inschattingen. De centrale vraag is of er ook anderen bij het kind betrokken zijn, die de risico-inschatting kunnen verbeteren.

In het curatieve domein is veel duidelijker wat er met een jongere aan de hand is. Hier is het veel eerder de vraag welke andere organisaties er nog betrokken zijn, zodat de hulpverlening kan worden afgestemd.

Ondanks dat verwijsindexen vaak beide doelen combineren, is het heel goed mogelijk om ze los te koppelen en met andere systemen te ondersteunen. Het grote voordeel van een enkel systeem is wel dat organisaties maar één keer hoeven aan te sluiten. Omdat het om ‘brede’ systemen gaat, waarbij veel instellingen betrokken zijn, wordt een groot aantal dubbelaansluitingen vermeden. Ook is er sprake van synergie, omdat eenmaal afgegeven signalen uit het ene domein ook gematcht kunnen worden met het andere domein. Dat vergroot de effectiviteit van zowel vroegsignalering als multisysteemaanpak: de kans op het eerder signaleren van jongeren wordt groter, net als de hoeveelheid potentiële informatiebronnen die in een zorgtraject kunnen worden ingezet.

Tot slot

De ordening van doelen kan helpen om door de informatiseringsbomen het jeugdbos te blijven zien. Ook helpt het om de toegevoegde waarden van de verschillende systemen te verhelderen, of de discussie over nut en noodzaak te voeden. De realiteit is, dat de invoering van een systeem als het Elektronisch Kinddossier of de Verwijsindex Risicojongeren ook stevig wordt beïnvloed door de dwang en drang van de wetgever, waardoor de koppeling met de achterliggende doelen nog wel eens verwatert.

Wij hebben gezien dat de breedte van de informatie-uitwisseling ook gevolgen heeft voor de keuze om inhoudelijke informatie via een informatiesysteem te delen. Die relatie is geen wet van Meden en Perzen en staat regelmatig ter discussie. In het volgende artikel in deze serie zal ik betogen dat inhoudelijke informatie-uitwisseling het beste beperkt kan blijven tot een enkel of een beperkt aantal professionele domeinen. Daarmee wordt ook duidelijk in welke verhouding informatiesystemen en informatie-uitwisseling staan. Systemen ondersteunen informatie-uitwisseling, maar om tot goede samenwerking te komen, is ook (heel veel) uitwisseling nodig langs andere kanalen: de fysieke of telefonische ontmoeting van mensen van vlees en bloed.

Ton Monasso is consultant e-dossiers, ketensamenwerking en jeugd bij Capgemini Consulting. De tekst van de volledige scriptie, waarop deze artikelenserie is gebaseerd, is te vinden op www.tonmonasso.nl/masterthesis.pdf. E-mail: ton.monasso@capgemini.com